開いたメールは絶対に閉じない

シンジです。正確には、自分宛に来ているメールや、自分が対応すべきメールは内容が分からなかったとしても、必ず第一報を入れるルールにしましょうという話です。

内容に応じてラベルを付ける

cloudpackではGoogle Apps の Gmail を使用していますので、メールに「ラベル」を付けることが出来ます。上の画像をご覧下さい。「! 返信しよう」というラベルがありますよね。これは、「!」を付けることで一番上に持ってこようとしています。「返信しよう」というのは、メールを受け付けましたが、確認させて頂きますので〜、という旨だけが送ってあり、改めて連絡をする必要があるよ、ということです。完了したらラベルを外します。

第一報を入れるだけで、先方は安心する

まさか自分のメールが見られていないのでは無いか、事が進んでいないのでは無いかと不安になってしまう物です。シンジは「お客様」と連絡し合うことがほぼありません。逆に、cloudpackが「お客様として」シンジが対応する事が多いのですが、どの取引先様も内容が即レス出来ない場合は、大変良いレスポンスで「折り返します」と返して頂けます。

メールがToDo管理にもなる

「! 返信しよう」というラベルが付けられたメールは、必ず自分が何かしらの対応をしなければならないメールであるということです。ですから、このメールラベルの付いたメールが少なければ少ないほど良いのです。逆に、ラベルが多すぎるときは、自分のタスクがいっぱいいっぱいになっている状態です。すぐさまチームメンバーや上司に相談すべきです。

結論、届いたメールは直ぐ返事を書こう

自分にとっても相手にとっても良いことだらけだと思います。メールだけではなく、Slackなどでもそうですよね。できる限りスピード感を持って対応することが重要です。